Przygotowanie do wizyty inspekcji rolniczej wymaga systematycznego podejścia, solidnej organizacji oraz dbałości o każdy detal funkcjonowania gospodarstwa. Odpowiednie przygotowanie dokumentów, dostosowanie architektury budynków, przestrzeganie zasad higieny oraz znajomość procedur kontrolnych może znacząco wpłynąć na sprawny przebieg kontroli. Poniższy artykuł podzielony jest na trzy kluczowe części, które przybliżą istotne aspekty związane z kontrolą, podpowiedzą jak unikać najczęstszych błędów i zapewnią wskazówki, dzięki którym każda wizyta inspektora zakończy się pozytywną oceną.
Przygotowanie dokumentacji i ewidencji
Podstawą efektywnej kontroli rolnej jest starannie prowadzona dokumentacja. Inspektorzy często zaczynają weryfikację właśnie od papierów lub ich elektronicznych odpowiedników. Należy zatem upewnić się, że:
- księgi rolne i rejestry są prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- plany nawożenia, upraw i ochrony roślin są aktualne i podpisane,
- faktury zakupu środków ochrony roślin oraz nawozów znajdują się w jednym miejscu,
- rejestr zabiegów chemicznych zawiera szczegółowe informacje o dawkach, terminach i uprawnieniach osoby wykonującej opryski,
- dokumentacja weterynaryjna zwierząt hodowlanych obejmuje wizyty lekarza, szczepienia oraz leczenie,
- ewidencja materiału siewnego, pasz objętościowych i premiksów jest czytelna oraz zgodna z fakturami zakupu.
Przed wizytą warto przeprowadzić wewnętrzny audyt: sprawdzić kompletność aktów prawnych, druków i formularzy, a także skontrolować ich zgodność z aktualnymi przepisami. W wielu województwach okresowe seminaria i szkolenia organizowane przez lokalne oddziały izb rolniczych mogą dostarczyć przydatnych informacji o zmianach w przepisach, dzięki czemu dokumenty będą zawsze aktualne.
Dobrą praktyką jest przygotowanie skróconej instrukcji dla pracowników gospodarstwa, zawierającej kluczowe zasady prowadzenia ewidencji, listę dokumentów wymaganych podczas kontroli oraz procedurę postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności. Personel powinien wiedzieć, gdzie znajdują się wszystkie dokumenty oraz jakie dane będą najczęściej weryfikowane.
Uporządkowanie gospodarstwa i przestrzeganie norm
Stan techniczny budynków inwentarskich, magazynów oraz pozostałych pomieszczeń odgrywa kluczową rolę podczas każdej wizyty kontrolnej. Gospodarstwo powinno być czyste, schludne i dobrze oznakowane. Warto zadbać o następujące elementy:
- regularne czyszczenie i dezynfekcję pomieszczeń inwentarskich oraz pomocy do sortowania płodów rolnych,
- utrzymanie właściwych parametrów mikroklimatu i wentylacji w oborach, kurnikach czy chlewniach,
- bezpieczne składowanie nawozów sztucznych, środków ochrony roślin i paliw zgodnie z instrukcjami producenta,
- widoczne oznaczenia dróg pożarowych oraz gaśnic w budynkach,
- wydzielone i oznaczone miejsca na odpady rolnicze, medyczne i komunalne, z zachowaniem zasad postępowania z odpadami niebezpiecznymi,
- zgodność instalacji elektrycznej i wodociągowej z wymogami prawa budowlanego i BHP.
Zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska, warto zadbać o właściwe gospodarowanie gnojowicą, obornikiem oraz ściekami. Instalacja szczelnych zbiorników, system odprowadzania wód opadowych oraz separatory substancji ropopochodnych minimalizują ryzyko zanieczyszczeń gruntów i wód. Działania te potwierdzają poszanowanie norm związanych z ochroną środowiska.
Warto również wprowadzić elementy bezpieczeństwa przy obsłudze maszyn rolniczych:
- czytelne instrukcje obsługi,
- regularne przeglądy techniczne ciągników, kombajnów i innych urządzeń,
- udzielanie szkoleń z zakresu BHP dla pracowników,
- wydzielone strefy ruchu maszyn oraz wyznaczone drogi komunikacyjne na terenie gospodarstwa.
Zapewnienie odpowiednich środków ochronnych, takich jak okulary, rękawice i obuwie ochronne, minimalizuje ryzyko wypadków i pokazuje, że gospodarstwo funkcjonuje na wysokim poziomie organizacyjnym.
Procedury podczas wizyty i postępowanie po kontroli
W dniu kontroli warto przyjąć uprzejme, lecz rzeczowe podejście. Przed przyjazdem inspektora należy:
- osobę przyjmującą powiadomić o planowanym przyjeździe i przygotować pomieszczenie do wypełnienia protokołu,
- zapewnić dostęp do wszystkich obiektów i dokumentów,
- wyznaczyć osobę kontaktową, która odpowie na pytania inspektora i będzie wiedziała, gdzie znajdują się poszczególne dokumenty,
- zachować spokój i odpowiadać konkretnie, bez zbędnych dopowiedzeń.
Inspekcja zwykle obejmuje wizualną ocenę obiektów, weryfikację dokumentów i rozmowę z właścicielem lub kierownikiem. Należy pamiętać, że kontroler ma prawo zadawać pytania dotyczące każdego aspektu produkcji rolniczej, od sposobu przechowywania paszy, przez etykietowanie środków ochrony roślin, po stosowanie zasad zgodności z programami rolno-środowiskowymi.
Po zakończeniu czynności kontrolnych inspektor sporządza protokół, w którym może wskazać ewentualne nieprawidłowości. Dokument ten ma charakter roboczy do czasu wydania oficjalnej decyzji o wynikach kontroli. Warto:
- dokładnie przeanalizować zapisane w protokole uwagi,
- w przypadku wątpliwości lub niezgodności w protokole zgłosić swoje zastrzeżenia na piśmie w wyznaczonym terminie,
- przygotować plan naprawczy, jeśli inspektor wskaże konieczność poprawy określonych obszarów działalności,
- współpracować z odpowiednimi instytucjami, takimi jak powiatowy lekarz weterynarii, ARiMR czy WIOŚ, aby szybko wdrożyć niezbędne zmiany.
Sumienne realizowanie wskazań kontrolnych wzmacnia reputację gospodarstwa i ułatwia uzyskanie dopłat lub wsparcia w ramach programów rolno-środowiskowych. Ponadto systematyczne wprowadzanie dobre praktyki produkcji rolniczej minimalizuje ryzyko wystąpienia uchybień podczas kolejnych inspekcji.
