Rolnicy ubiegający się o środki z ARiMR powinni kompleksowo przygotować się do każdej kontroli. Staranna organizacja pracy w gospodarstwie oraz właściwie prowadzona dokumentacja są kluczowe, by zachować zgodność z przepisami i uniknąć ewentualnych sankcji. Poniższe wskazówki pomogą zrozumieć najważniejsze elementy przygotowań i zaplanować działania krok po kroku.
Przygotowanie dokumentacji
Podstawą skutecznej kontroli jest kompletność dokumentów. Kontrolerzy sprawdzają m.in.:
- wnioski o dotacje i dopłaty złożone w formie elektronicznej;
- umowy o przyznaniu płatności oraz ich aneksy;
- ewidencję gruntów i zasiewów prowadzoną w systemie eWniosekPlus;
- potwierdzenia wykonania zabiegów agrotechnicznych i nawozowych;
- dowody zakupu materiałów siewnych, nawozów i środków ochrony roślin;
- rachunki oraz faktury dokumentujące wydatki kwalifikowane;
- dokumentację fotograficzną pól i urządzeń melioracyjnych;
- protokoły odbioru prac wykonywanych przez podwykonawców.
Aby usprawnić przekazywanie dokumentów podczas kontroli, warto zastosować następujące zasady:
- chronologiczne segregowanie faktur i umów;
- założenie akt osobnych dla każdego programu pomocowego;
- prowadzenie elektronicznej bazy dokumentów z możliwością szybkiego wyszukania;
- oznaczenie archiwum fizycznego przez opisy segregatorów.
Archiwizacja i backup
Regularne tworzenie kopii zapasowych plików na zewnętrznych nośnikach lub w chmurze gwarantuje, że nawet po awarii komputera dostęp do dokumentacja będzie nieprzerwany. Nie należy zapominać o zabezpieczeniu nośników przed wilgocią i uszkodzeniami mechanicznymi.
Organizacja gospodarstwa i plan
Wizja lokalna jest nieodłącznym elementem każdej kontroli. Kontrolerzy często sprawdzają zgodność stanu faktycznego ze zgłoszonym planem.
- Oznakowanie działek: tablice z numerami działek ułatwią identyfikację upraw.
- Wytyczanie stref buforowych przy ciekach wodnych i lasach – zgodnie z wymogami środowiskowymi.
- Zabezpieczenie urządzeń melioracyjnych oraz maszyn – udokumentowane protokoły konserwacji.
- Prowadzenie ewidencji czasu pracy maszyn i urządzeń – pomocne przy potwierdzaniu wykonanych usług.
- Regularne kontrole stanu gleby – wyniki analiz dostępne podczas kontroli.
Systemy GPS i georeferencja
Zastosowanie technologii geolokalizacyjnych pozwala na precyzyjne określenie granic upraw. Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania gospodarstwem wspiera prowadzenie monitoringu pól i generowanie raportów w formacie wymagalnym przez ARiMR.
Praktyczne wskazówki podczas kontroli
Skuteczna kontrola to nie tylko dokumenty, lecz także sposób zachowania gospodarza. Pamiętaj o:
- powitaniu kontrolerów i przedstawieniu się z imienia;
- krótkim przedstawieniu profilu gospodarstwa i zakresu wsparcia;
- udostępnieniu pomieszczeń biurowych lub miejsca spokojnego do przejrzenia dokumentów;
- towarzyszeniu kontrolerom podczas oględzin pól i budynków;
- udzieleniu wyjaśnień dotyczących zastosowanych zabiegów agrotechnicznych;
- zachowaniu otwartości i gotowości do udzielenia informacji.
Komunikacja i współpraca
Dobra relacja z kontrolerami pomaga wyjaśnić potencjalne wątpliwości. Unikaj sporów, wskazując na procedury i dowody dokumentalne. W przypadku niejasności poproś o chwilę przerwy, by skonsultować się z doradcą lub prawnikiem.
Reakcja na wyniki kontroli
Po zakończeniu czynności kontrolnych otrzymasz protokół zawierający ewentualne nieprawidłowości. Działaj zgodnie z następującymi krokami:
- analiza wykazanych uchybień przy udziale specjalisty ds. płatności;
- ewentualne dostarczenie brakujących dokumentów w terminie określonym przez ARiMR;
- wniesienie zastrzeżeń lub odwołań w sytuacji, gdy protokół zawiera błędy formalne;
- usprawnienie procedur w gospodarstwie, aby uniknąć podobnych uwag w przyszłości;
- wdrożenie systemu wewnętrznych audytów, które pozwolą na weryfikację stanu przed kolejną kontrolą.
Regularne podsumowania oraz kontrola wewnętrzna pomagają zwiększyć efektywność działań i utrzymać pełną zgodność z wymogami. Dzięki temu rolnik może skupić się na rozwoju gospodarstwa i realizacji celów produkcyjnych, mając pewność, że każde wsparcie finansowe zostało prawidłowo wykorzystane.
